Siklus Hidup Proyek Perangkat Lunak (Project Management Life Cycle)

Project Management Life Cycle

Manajemen proyek terdiri dari dua kata yaitu “Manajemen” dan “Proyek”. Berikut adalah paparan beberapa pengertian manajemen dan proyek menurut para ahli:

Menurut Husen (2009:4), manajemen proyek adalah penerapan ilmu pengetahuan, keahlian dan keterampilan, cara teknis yang terbaik dan dengan sumber daya yang terbatas, untuk mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditentukan agar mendapatkan hasil yang optimal dalam hal kinerja biaya, mutu dan waktu serta keselamatan kerja.

Menurut Ervianto (2005:21), manajemen proyek adalah semua perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan koordinasi suatu proyek dari awal (gagasan) hingga berakhirnya proyek untuk menjamin pelaksanaan proyek secara tepat waktu, tepat biaya dan tepat mutu.

Sehingga dapat di definisikan manajemen proyek adalah suatu cara penerapan ilmu untuk dapat mencapai tujuan yang di inginkan dengan terjamin, tepat waktu, dan sesuai biaya dengan di dukung perencanaan, pengendalian, dan koordinasi dalam pelaksanaannya.

Proyek timbul karena adanya permintaan. Permintaan ada karena adanya suatu masalah/problem dan membutuhkan solusi untuk mengatasinya.

Macam-macam proyek:

1. Proyek Engineering-Konstruksi

Komponen kegiatan utama jenis proyek ini terdiri dari pengkajian kelayakan, desain engineering, pengadaan, dan konstruksi. Proyek seperti ini contohnya pembangunan gedung, jembatan, jalan raya, fasilitas industri dan lain-lain.

2. Proyek Engineering-Manufaktur

Proyek manufaktur merupakan proses untuk menghasilkan produk baru. Jadi produk tersebut adalah hasil usaha kegiatan proyek. Kegiatan utamanya meliputi desain engineering, pengembangan produk (product development), manufaktur, perakitan, uji coba fungsi dan operasi produk yang dihasilkan. Contohnya seperti pembuatan generator listrik, mesin pabrik, kendaraan. Bila kegiatan manufaktur dilakukan berulang-ulang, rutin dan menghasilkan produk yang sama dengan terdahulu, maka kegiatan ini tidak lagi diklasifikasikan sebagai proyek.

3. Proyek Penelitian dan Pengembangan

Proyek ini bertujuan melakukan penelitian dan pengembangan dalam rangka menghasilkan suatu produk tertentu. Dalam mengejar proses akhir, proyek ini seringkali menempuh proses yang berubah-ubah, demikian pula dengan lingkup kerjanya. Proyek ini dapat berupa proyek yang meningkatkan dan memperbaiki mutu produk. Contoh : Proyek membuat robot yang difungsikan untuk membantu pekerjaan rumah tangga, penelitian mengenai ditemukannya bibit unggul dari suatu tanaman.

4. Proyek Pelayanan Manajemen

Proyek ini sering muncul dalam perusahaan maupun instansi pemerintah. Proyek ini bisa berupa : perusahaan merancang reorganisasi, ,perancangan struktur organisasi, merancang sistem informasi manajemen, meliputi perangkat lunak ataupun perangkat keras, merancang program efisiensi dan penghematan, serta melakukan diversifikasi, penggabungan dan pengambil alihan.

5. Proyek kapital

Kegiatan yang dilakukan dalam proyek ini biasanya digunakan oleh sebuah badan usaha atau pemerintah. Proyek ini biasanya berupa pengeluaran biaya untuk pembebasan tanah, pembelian materiil, pembelian peralatan, pemasangan fasilitas, desain mesin dan konstruksi guna pembangunan instalasi pabrik/gedung baru.

Proyek dapat ditimbulkan dari berbagai pihak/sisi dan diselenggarakan dalam rangka pemenuhan kebutuhan dari pihak-pihak yang bersangkutan

1. Rencana pemerintah

Tujuannya dititikberatkan pada kepentingan umum dan masyarakat, contohnya proyek pembangunan prasarana seperti jalan, jembatan, saluran irigasi, bendungan, lapangan terbang dan lain-lain.

2. Permintaan pasar

Hal ini terjadi bila suatu ketika pasar memerlukan kenaikan suatu macam produk dalam jumlah besar. Permintaan ini dipenuhi dengan jalan membangun sarana produksi baru.

3. Dari dalam perusahaan yang bersangkutan

Hal ini dimulai dengan adanya desakan keperluan dan setelah dikaji dari segala aspek menghasilkan keputusan untuk merealisasikannya menjadi proyek. Misalnya proyek yang bertujuan untuk meningkatkan efisiensi kerja dan memperbarui perangkat dan system kerja lama agar lebih mampu bersaing.

4. Dari Kegiatan Penelitian dan Pengembangan

Dari kegiatan tersebut dihasilkan produk baru yang diperkirakan akan banyak manfaat dan peminatnya, sehingga mendorong dibangunnya fasilitas produksi. Misalnya, komoditi obat-obatan dan bahan kimia yang lain.

Tahap-tahap dalam siklus hidup proyek perangkat lunak

Adapun tahap –tahap dalam siklus hidup proyek sistem informasi, secara garis besar tahap – tahap tesebut dibagi menjadi 4 tahapan. Namun saya hanya membahas pada tahap 1 yaitu:

1. Tahap Konsepsi/ Defining / Inisialisasi
Fase Pertama di mana Anda berinteraksi langsung dengan proyek yang Anda tangani.Keberhasilan tahap selanjutnya ditentukan oleh keberhasilan Anda dalam menangani fase ini.

a) Tahap konsepsi ada dua bagian, yakni:

ü Bagian pertama; Inisiasi Proyek

Merupakan tahap munculnya ide tentang proyek yang dimulai dari penemuan masalah. Selanjutnya masalah yang ditemukan perlu dirumuskan dengan jelas berikut tujuan pemecahan masalah tersebut. Dua hal tersebut menjadi dasar bagi pencarian alternatif solusi.

ü Bagian Kedua; Kelayakan Proyek.

Merupakan proses investigasi terhadap masalah dan mengembangkan solusi secara lebih detail untuk dilihat sejauh mana solusi memberikan manfaat yang lebih besar dari pengorbanan/ biaya. Tiga hal pokok yang harus dijawab pada tahap kelayakan ini adalah apa saja yang diperlukan, kapan dilakukan, siapa yang terlibat.

Proyek tidak layak jika hanya menghasilkan produk atau jasa yang hanya berfungsi satu kali saja, atau jika proyek yang dilaksanakan itu tidak memberi manfaat apapun selain hanya menambah panjang birokrasi.Tahap ini sangat penting karena merupakan tahap yang menentukan suatu proyek jadi dilaksanakan atau tidak.

b) Proposal Proyek

Pada tahap konsepsi memunculkan Requestst For Proposal (RFP). RFP memuat tujuan proyek, lingkup proyek, spesifikasi performance, batasan ongkos dan jadwal, kebutuhan data, jenis kontrak RFP dibuat berdasarkan permintaan user. Namun, proposal proyek bisa juga dibuat atau diajukan tanpa terlebih dulu ada permintaan dari user tetapi berdasarkan penawaran. Proposal Proyek memerlukan biaya dan waktu tersendiri dan dibuat oleh tim manajemen puncak.

c) Pemilihan Proposal Proyek

Proposal yang masuk selanjutnya akan dievaluasi untuk penseleksian. Secara umum evaluasi proposal proyek meliputi hal-hal sebagai berikut:

· Evaluasi administratif

Evaluasi ini untuk menentukan apakah proposal proyek telah memenuhi ketentuan-ketentuan administratif yang disyaratkan misalnya aspek hukum, bidang pekerjaan, dan aspek finansial

· Evaluasi isi proposal proyek

Pada tahap ini proposal proyek dievaluasi dalam hal misalnya personel, metodologi/teknis, performansi,/kualitas, harga dan jadwal. Kriteria yang digunakan bergantung pada jenis proyek.

d) Negosiasi Kontrak

Negosiasi anatara pemilik proyek (user) dengan calon kontraktor yang terpilih dimaksudkan untuk menyamakan posisi kedua belah pihak dalam masalah-masalah utama, khususnya masalagh teknis dan persetujuan dalam hal waktu, jadwal dan performansi.

Bagi pemilik proyek (user) sasaran negosiasi yang dilakukan pada umumnya untuk mendapatkan persyaratan yang paling menguntungkan, penekanan harga dan mencegah persyaratan yang membatasi ruang gerak.

Project Management Life Cycle Goals:

1. Simplicity

Semua jenis biaya yang terkait dengan PLM dapat dikelola dengan mengotomatisasi proses dan memanfaatkan sepenuhnya fitur-fiturnya. Pengguna sistem harus memiliki otonomi sebanyak mungkin untuk mengelola tugas mereka sendiri. Informasi harus jelas dan mudah diakses dan digunakan.

2. Flexibility

Pekerjaan dan pengerjaan ulang yang terkait dengan project selama siklus hidupnya dapat dioptimalkan dengan memastikan bahwa perancangan ulang mudah ditambahkan ke produk yang ada tanpa mulai dari awal. Semua proses harus memiliki definisi standar untuk menghindari tumpang tindih dan konflik